PRIVACYVERKLARING KLIMZAAL BANZAI BV – 19/12/2024

1. Algemeen

Klimzaal Banzai beschermt je privacy en je persoonsgegevens.  In deze privacyverklaring geven we je mee hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Klimzaal Banzai houdt zich steeds aan de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Door de informatie en de diensten van Klimzaal Banzai te gebruiken, gaat u akkoord met onze privacy policy en de voorwaarden die wij hierin hebben opgenomen.

Dit brengt met zich mee dat we:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring
• verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Als Klimzaal Banzai zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt kan dit via bovenstaande contactgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze klanten, personen die belangstelling toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, en leveranciers.

2. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Klimzaal Banzai verwerkt voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van klantenadministratie en dienstverlening aan klanten (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
• Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
• Sportieve administratie in het kader van stages, kampen… (contractuele grond)
• Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
• Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
• Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang) en d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam
• Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, pasfoto
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer…)
• Opleiding en ervaring, info over lidmaatschap KBF
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden…)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames…)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt (o.a. via inschrijvingen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de Klim- en Bergsportfederatie.

In onze klimzaal maken drie vaste camera’s videobeelden voor verschillende doeleinden, waaronder veiligheidscontrole. De gemaakte videobeelden kunnen worden opgeslagen en bekeken door geautoriseerd personeel van de klimzaal. Deze beelden worden niet zonder toestemming gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is. De beelden worden niet langer dan noodzakelijk bewaard, waarna ze veilig worden verwijderd. Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen de opname van videobeelden of om toegang te vragen tot de opgenomen beelden, voor zover dat van toepassing is volgens de wet.

Onze website www.klimzaalbanzai.be maakt gebruik van verschillende technieken om bij te houden wie de site bezoekt, hoe deze bezoeker zich op de website gedraagt en welke pagina’s worden bezocht. Dat is een gebruikelijke manier van werken voor websites omdat het informatie oplevert op die bijdraagt aan de kwaliteit van de gebruikerservaring. De informatie die we, via cookies, registreren, bestaat uit onder meer IP-adressen, het type browser en de bezochte pagina’s. U kunt er via de mogelijkheden van uw browser voor kiezen om cookies uit te schakelen.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud (via Dropbox en Google Drive)
• het verzorgen van de internet omgeving (Club Planner, Gmail)
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (Sportievak, Klim- en Bergsportfederatie)
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp).

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden). We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5.  Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij kunnen persoonsgegevens indien nodig delen met de volgende externe partijen:

• De Klim- en Bergsportfederatie (KBF) en Sportievak
• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van beide sportfederaties
• Overheden, zoals o.a. Stad Aalst
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld.

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen gegevens aan partijen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

7. Bewaartermijn

Klimzaal Banzai  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen.  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Klimzaal Banzai verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Klimzaal Banzai van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken systematisch een back-up van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op verwijdering van de persoonsgegevens  die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het mailadres bovenaan kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

11. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Klimzaal Banzai kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 19/12/2024.